今ある情報共有ツールを移さずに、AIが使う情報を整える

Notion、Confluence、Google Drive、SharePointには、原文、履歴、会議メモ、進行中のタスク、現在有効な規程が同居しています。

AIにとって使いやすいナレッジをつくろうとすると、すべてを一つの新しい場所へ移したくなります。しかし一括移行は、どれが原文で、どれが現在有効な内容で、どこまで閲覧できるのかをかえって曖昧にします。

必要なのは、情報共有ツールを統合することではなく、情報の役割を分けることです。

この記事の要点

• 元の文書と日々の記録は移さず、AIが繰り返し使う現在有効な内容だけを分けて整える
• AI向けナレッジには、根拠、確認日、担当者、閲覧範囲、未解決の矛盾を含める
• 元の文書が変わった後も、確定できる変更だけを反映し、判断できない内容は要確認に分ける

社内検索で文書が見つかってもAIが現在有効な内容を判断できない理由は、社内情報を検索できても、AIが「現在」を使えるとは限らないで整理しています。

情報を二つの役割に分ける

Panezyでは、まず情報を次の二つの役割に分けて考えます。

• 仕事と履歴を残す情報：原文、会議メモ、チケット、会話、添付資料、日々の進捗
• AIが繰り返し使うナレッジ：価格、規程、仕様、手順など、現在有効な内容

仕事と履歴を残す情報には、判断の経緯や例外を確認するための価値があります。すべてをAIの標準回答へ使う必要はありませんが、消したり、別の場所へ移したりする必要もありません。

一方、AIが繰り返し使うナレッジには、現在有効な内容、根拠、対象となる人、最後に確認した日などを分かりやすく持たせます。

この二つを分けることで、「原文と履歴は残しながら、AIの回答には現在有効な内容を使う」という設計ができます。

元の文書は、仕事と履歴が残る場所

Notion、Confluence、Google Drive、SharePointなどには、現場の仕事が進む過程と変更履歴が残っています。初期段階では、これらの元の文書を閲覧するだけで、直接変更しません。

一括で複製しない理由は三つあります。

1. 原文と複製のどちらが正しいか分からなくなる
2. 元の文書と異なる閲覧範囲で公開してしまう可能性がある
3. 複製後の変更を追えず、もう一つの古いWikiが生まれる

元の文書はそのまま残し、AIが繰り返し使う、現在有効な内容だけをナレッジとして整えます。

正しさの基準と、ナレッジを置く場所は別の役割を持つ

内容の正しさを決める文書と、AIが使うナレッジを維持する場所は、同じ情報共有ツールになることもありますが、必ず同じである必要はありません。

たとえば、次のような構成を考えます。

• 料金：Google Driveの正式料金表
• 製品仕様：Confluenceの公開中ページ
• 日々の対応状況：CRMやサポートチケット
• AIが繰り返し使う現在有効な内容：Notion内のナレッジ

これは顧客事例ではなく、役割分担を説明するための仮想構成です。

この場合、Notionをナレッジの置き場所に選んでも、すべてのNotionページを正しさの基準にはしません。料金はGoogle Drive、製品仕様はConfluenceへ戻って確かめられる状態にします。

AIが使うナレッジに含めるもの

AIが繰り返し使うナレッジには、少なくとも次の情報が必要です。

• 現在有効な内容
• 根拠となる文書へのリンク
• 最後に内容を確かめた日と変更履歴
• 内容を確認する担当者
• 閲覧できる範囲
• 未解決の矛盾や例外

一方、日々の会話、個別案件の進捗、検討中の仮説までをすべて移す必要はありません。詳しい経緯が必要なときは、許可された範囲で元の文書へ戻ります。

複数の文書をまとめても、閲覧範囲を広げない

複数の文書から一つのナレッジをつくるときは、内容だけでなく閲覧範囲も引き継ぎます。

たとえば、全社員向けの製品仕様と、経営層だけが見られる未発表価格を一つの項目へ混ぜると、誰に見せてよいかを安全に決められません。この場合は、項目を分けるか、より狭い閲覧範囲に置くか、「要確認」として人が判断できるようにします。

整えたナレッジを、根拠となる文書より広い範囲へ公開しないことが原則です。

変更があった後も、現在有効な状態へ戻す

AIが使うナレッジは、一度作って終わりではありません。元の文書が変わった後に、内容をもう一度確かめます。

1. 対象となる文書の変更を把握する
2. 影響を受けるナレッジを特定する
3. 追加、更新、終了、要確認、変更なしに分ける
4. 確定できる内容だけをナレッジへ反映する
5. 変更履歴を残し、必要なら前の状態へ戻せるようにする

基準となる文書の食い違い、根拠不足、権限変更、想定外の大きな変更は自動で確定せず、人の確認へ分けます。

この進め方が向いていない場合

次のような状況では、ナレッジの継続的な維持より先に別の課題を解く必要があります。

• どの文書を正しさの基準にするか決める担当者がいない
• 対象が主にBI、複雑なデータベース、計算式を含む表計算である
• 対象範囲や閲覧範囲を決められない
• 必要なのがナレッジの整備ではなく、AIサービスや業務システムそのものの開発である
• 元の文書より広い閲覧範囲への公開が前提になっている

対象となる文書、ナレッジを置く場所、AIの使い方、閲覧範囲を明らかにすると、現在性と安全性を確かめやすくなります。

相談前に確認できること

• AIが繰り返し使うナレッジは何か
• その正しさを決める文書はどこか
• ナレッジを置きたい情報共有ツールはどこか
• 元の場所に残す情報は何か
• 越えてはいけない閲覧範囲はどこか
• 元の文書が変わった後に、何を確認するか

この六つを整理すると、情報共有ツールを移さずに進められる範囲が見えてきます。